Số hóa tài liệu lưu trữ và những lợi ích

24/05/2018 09:40 Số lượt xem: 156

       Trong khoảng những năm trở lại đây, việc ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong hoạt động của cơ quan nhà nước, hướng tới phát triển chính phủ điện tử là xu thế tất yếu, là mô hình phổ biến của nhiều quốc gia. Đặc biệt vài năm gần đây, làn sóng cách mạng công nghiệp 4.0 đang biến đổi toàn thế giới và tác động mạnh mẽ tới từng ngóc ngách của cuộc sống. Những khái niệm mới như công dân số, doanh nghiệp số, văn phòng điện tử, chính phủ điện tử, thành phố thông minh trở nên phổ biến, trở thành xu hướng tất yếu.

         Không nằm ngoài xu thế đó, việc xây dựng Chính phủ điện tử có những tác động không nhỏ đến lề lối, phương thức làm việc của các cơ quan, tổ chức. Thay vì ban hành văn bản, tài liệu giấy, các cơ quan chuyển sang dùng văn bản, tài liệu điện tử. Đặc biệt là sau khi Luật Giao dịch điện tử, Luật Công nghệ thông tin, Luật Lưu trữ … cùng nhiểu văn bản dưới luật công nhận giá trị của văn bản, tài liệu điện tử và chữ ký số. Có thể nói rằng, văn bản, tài liệu điện tử ra đời như môt kết quả tất yếu của Chính phủ điện tử.

         Với những ưu điểm vượt trội như: Chuyển giao dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm diện tích lưu trữ…, văn bản, tài liệu điện tử dần dần thay thế văn bản, tài liệu truyền thống. Số hóa tài liệu đang trở thành xu thế tất yếu và thấy rõ những lợi ích mà việc số hóa đem lại như:

- An toàn: Tài liệu sau khi số hóa sẽ được lưu trữ thành tài liệu số lưu trữ trên máy tính, các thiết bị lưu trữ số như USB, ổ cứng, etc sẽ tránh được các nguy cơ làm mất thông tin, tài liệu: chữ bị mờ do thời gian lưu trữ, thiên tai hỏa hoạn gây mất mát tài liệu.

- Tiết kiệm: Tài liệu được lưu trữ trên máy tính, tiết kiệm không gian lưu trữ, chỉ với 1 chiếc máy tính ta có thể lưu trữ tới hàng triệu trang văn bản, trong khi đó với tài liệu cứng để lưu trữ hàng triệu trang văn bản đó sẽ tốn rất nhiều không gian lưu trữ.

- Linh hoạt trong quản lý tài liệu: Tài liệu số với việc lưu trữ trên máy tính hoặc upload lên internet thông qua một phần mềm quản trị tài liệu bạn có thể truy nhập, truy xuất bất cứ đâu, bất cứ thời điểm nào. Không những vậy tài liệu số hóa sẽ được lập chỉ mục và lưu trữ theo thư mục định sẵn, vì thế mà việc quản lý là rất dễ dàng

- Hiệu quả: Do được lưu trữ dưới dạng tài liệu số nên việc phản hồi sẽ rất nhanh, không cần tốn thời gian để tìm kiếm văn bản trong đống tài liệu bằng giấy, nâng cao năng suất, hiệu quả công việc của tổ chức.

- Tính bảo mật thông tin cao: Thông tin được lưu trữ bảo mật an toàn. Bạn có thể phân quyền cho người sử dụng cũng như đặt mật mã cho các tài liệu quan trọng của mình. Từ đó đảm bảo thông tin được chia sẻ đúng người, đúng chỗ, đúng lúc,…
        Năm 2017 Sở KH&ĐT tỉnh Bắc Ninh đã đầu tư và đưa vào sử dụng phần mềm tra cứu, khai thác tài liệu số hóa trên mười nghìn hồ sơ lưu trữ về các lĩnh vực đăng ký kinh doanh và đầu tư trong nước, nước ngoài. Qua quá trình sử dụng cán bộ sử dụng cảm nhận rõ sự nhanh chóng, thuận lợi so với tài liệu lưu trữ bằng giấy.   
      

Ban biên tập

 
 

Thống kê truy cập

Trực tuyến : 1333

Đã truy cập : 42938778